Pengertian Email : Cara Kerja, Jenis Dan Manfaat Serta Kekurangan Email

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan komputer yang terbentuk sebagai jaringan. Konsep e-mail sendiri pertama kali dikemukan oleh Ray Tomlinson, seorang computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt, Beranek and Newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika.

Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu ia melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPAnet. Itulah awal terciptanya sebuah ‘e-mail’. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray, dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah “QWERTYUIOP”. Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ‘ @ ‘ sebagai identitas e-mail untuk memisah user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti “at” atau “pada”

Email dalam bahasa Inggris adalah electronic mail yang merupakan sarana untuk mengirim pesan atau surat, mengirim file, foto, video dan data yang lainnya. Email merupakan aplikasi yang sudah berkembang pesat didunia maya atau internet. Email sangat di butuhkan dalam menunjang kegiatan kita dalam berinteraksi di dunia maya. Seperti contoh kita akan mendaftar Facebook baru, otomatis kita membutuhkan yang namamya Email ini yang menjadi syarat utama mendaftar facebook. Contoh lain seperti mendaftar akun Twitter, Flickr, Tumblr, Youtube dan lain sebagainya.

Pengertian Email

Dalam perkembangannya saat ini sebagian besar orang sudah memiliki email. Kenapa saya beranggapan seperti itu? Karena setiap orang yang memiliki akun facebook pasti dia memiliki akun email serta dalam perkembangan handphone pun saaat ini membutuhkan akun email untuk menikmati fasilitas tambahan di handphone tersebut. Sebut saja di handphone yang berbasis Android dan Lumia. Kedua platform tersebut mewajibkan penggunanya untuk memiliki email.

Email itu sarana yang sangat praktis, cepat, gratis dan efisien. Dimana menggunakan email sangat memudahkan kita dalam mengirim pesan atau file yang penerimaannya mencakup seluruh dunia. Dengan catatan si pengirim memilik alamat email tujuan dan si penerima email juga mempunyai email yang valid. Proses Email yang dikirimkan dari email Anda, akan terkirim dengan cepat ke alamat si penerima email. Ibarat kita mengirim SMS pada Handphone kita musti mempunyai nomor tujuan, isi dari SMS tersebut dan si penerima SMS mempunyai nomor yang aktif. Seketika itu juga si penerima SMS akan menerima pesan yang kita kirimkan.

Email sebenarnya terbagi dalam 2 kategori ada yang gratis dan ada yang berbayar. Email yang gratis kita hanya mengeluarkan biaya untuk mengakses email tersebut, seperti biaya internet atau paket data/modem. Email gratis banyak di sediakan oleh perusahan besar internet seperti Google, Yahoo, dan Microsoft.  Email yang gratis seperti  gmail, yahoomail, rocket dan outlook. Contoh alamat emailnya adalah seperti [email protected] atau [email protected] .

Email yang berbayar atau premium adalah di khususkan untuk kita yang membutuhkan kepercayaan orang dan mementingkan profesionalisme. Email banyak di sediakan oleh penyedia hosting lokal maupun luar, contoh seperti di dapurhosting.com atau di idwebshost.com.  Contoh email yang di gunakan untuk bisnis atau usaha, misalkan kita mempunyai produk dengan brands makanan ringan ‘pelangi’ berarti alamat emailnya adalah [email protected]  . Kenapa ini di sebut email bisnis atau premium? Karena email  @pelangi.com unik dan hanya di miliki oleh perusahaan pelangi tersebut. Biaya yang dikeluarkan tergantung dari penyedia hosting email tersebut.

Cara Kerja Email

  • Pengguna menulis email dan kemudian menginstruksikan aplikasi email untuk mengirimkannya pada alamat penerima.
  • Aplikasi email mengirim email pada komputer mirip seperti seperti kantor pos dan melayani proses penerimaan dan pengiriman email. Komputer demikian disebut email server.
  • Email server mengidentifikasikan alamat tujuan dan mengirimkannya ke email server yang lain yang lebih dekat ke alamat tujuan. Ada kalanya, sebuah email dikirimkan melalui beberapa email server, tergantung pada rute yang dilaluinya.
  • Setelah email sampai pada alamat penerima kemudia disimpan di email server hingga membuka kotak posnya.
  • Saat penerima membuka kotak posnya, aplikasi email penerima akan meminta email baru yang terdapat di email server dan mengunduhnya ke dalam komputer pengguna.
  • Penerima dapat segera membaca email baru yang telah di unduh.

Jenis-jenis Email

Selain jenis layanannya email atau system surat dengan electronic ini juga memiliki jenis dan tipe yang dibedakan dari fungisnya diantaranya adalah :

  • POP mail atau Post Office Protocol

Jenis POP Mail atau Post Office Protocol adalah sebuah system dari Emaul yang mana Anda bisa menerima email dengan melalui Internet service yang disedikan dari Provider yang Anda gunakan. Biasanya beberapa Provider internet memberikan layanan ini.

  • WebMail

Pengertian Email dan WebMail sebenarnya tak jauh berbeda. WebMail adalah layanan dari email yang dalam proses aksesnya Anda harus membukanya melalui layanan halaman web. Jadi, jika Anda ingin membuka email Anda, memeriksa isi Emai atau ingin mengirim Email pada orang lain, Anda harus masuk dalam situs Web yang menyediakan layanan untuk membuat email. Ini sifatnya agak sedikit wajib karena jika Anda ingin masuk dalam situs ini maka Anda harus mendapatkan id email dengan cara membuat email dari Webmailnya.

  • Email Forwarding

Ini adalah layanan email yang bisa memiliki peran untuk menerukan isi email yang sudah anda terima ke Email lain yang akan menerima email yang sama. Biasanya email jenis ini sangat bermanfaat dan sangat dibutuhkan untuk mereka yang suka ganti –  ganti alamat emailnya. Dengan menggunakan Email Forwarding ini akan memudahkan Anda menemukan data di email anda sebelumnya dengan sangat mudah walaupun Anda lupa dengan email Anda sebelumnya.

Klasifikasi Jenis Email

Secara garis besar, E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu e-mail berbasis SMTP/POP dan e-mail berbasis web.

Berikut Penjelasan dari E-Mail berbasis SMTP/POP dan E-Mail berbasis Web :

  • E-mail Berbasis SMTP

E-mail Berbasis SMTP/POP E-mail berbasis SMTP/POP (Simple Mail Transfer Protocol/Post Office Protocol) adalah e-mail yang menggunakan server SMTP/POP, yaitu komputer yang dapat mengirim e-mail dari pengguna ke alamat e-mail yang dituju dan sebaliknya. Agar dapat menggunakan fasilitas e-mail pada server SMTP/POP, pemakai harus mempunyai account di server SMTP/POP. Selain itu, pemakai juga harus menggunakan software mail client untuk membaca dan mengirim e-mail dari dan ke server SMTP/POP. Apabila server telah menyediakan layanan Telnet, maka pengguna dapat masuk ke mesin server, kemudian menjalankan software mail client pada server. Namun jika server tidak menyediakan layanan Telnet, maka pengguna harus memiliki software mail client seperti Ms Outlook, Eudora, Ms Outlook Express, Pegasus, dan Netscape Communicator. Agar dapat menggunakan software mail client, pengguna harus melakukkan setting atau pengaturan beberapa informasi, seperti nama (alamat IP) server SMTP/POP, nama user (user name/user ID), dan password pada server e-mail.

Pada server SMTP/POP, semua e-mail yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki account di server akan disimpan dalam sebuah direktori. Kemudian, saat pengguna menghubungi server, semua e-mail yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Sebaliknya, saat pengguna ingin mengirim e-mail ke suatu alamat e-mail, maka e-mail tersebut akan dikirim ke server SMTP/POP dan selanjutnya akan diteruskan ke alamat yang dituju.

  • E-Mail Berbasis WEB

E-mail berbasis Web berbeda dengan e-mail berbasis POP. Pada E-mail berbasis Web, pengguna tidak perlu memiliki account POP pada server SMTP/POP karena akses e-mail dilakukkan melalui Web Mail dengan menggunakan browser. Di internet, kita dapat menggunakan situs yang menyediakan layanan e-mail (webmail) gratis seperti : Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com), dll.

Selain E-mail gratis, juga terdapat e-mail langganan melalui ISP (Internet Service Provider), seperti indonet.com, telkomspeedy.com, wasantara.com, elganet.com, dan lain-lain. Namun, biasanya e-mail dari ISP merupakan e-mail berbasis SMTP/POP

Manfaat dan Kegunaan dari Sebuah Email

  • Media komunikasi

Email atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara persoal atau umum (komunitas).

  • Media pengiriman

Dengan email anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat email, bukan alamat rumah. Tidak hanya itu, dengan menggunakan email anda bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik.

  • Efektif, efisien, dan murah

Melakukan pengiriman data melalui email sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, anda tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat email anda, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.

  • Media promosi

Jika anda bisa memiliki usaha di internet atau bisnis online, anda bisa mengirimkan promosi produk ke para pelanggan anda dengan memanfaatkan daftar email pelanggan yang ada.

  • Media informasi

Melalui email, anda bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang anda tentukan.

  • Membuat blog atau website

Dengan email anda bisa membuat blog dan website.

  • Sosial media

Dengan email, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan email itu sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.

Kelebihan Dan Kekurangan Email

  • Nyaman

Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan. Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data).

  • Cepat

Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun.

  • Murah

Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar negeri.

  • Hemat sumber daya

Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya.

  • Global

E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia.

  • Reliabel

Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus.

  • Pesan multimedia

Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.

Kelemahan Email

  • Salah kirim

Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat, maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.

  • Rawan penyadapan

Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia.

  • Pemalsuan identitas

Kita tidak bisa memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui alamat e-mail yang dimilikinya.

  • Kebanjiran e-mail

Hal ini bisa terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau dihapus. Sampah e-mail
Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial yang tidak kita harapkan.

Respon terlambat

Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada kemungkinan balasan akan mengalami keterlambatan.