Pengertian Kantor : Fungsi, Jenis Dan Tata Ruang Kantor

Ngelmu.co – Jika dihadapkan dengan kata ‘kantor’ maka hal pertama yang muncul di benak penulis adalah ruangan khusus orang – orang yang memiliki kekuasaan atau pun kendali organisasi atau pun perusahaan. Tata ruang kantor sangat berpengaruh. Ya, kantor memang merupakan ruangan atau pun tempat khusus yang digunakan oleh orang – orang yang memiliki kendali atau pun kekuasaan dalam aktivitas pengendalian bidang organisasi tertentu.  disini.

Ruang kantor biasanya memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personel perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan dan penyebaran informasi organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar – kecilnya ukuran ruangan kantor biasanya dipengaruhi oleh jumlah dan tingkat jabatan personil yang bekerja di kantor tersebut.

Pengertian Kantor

Kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit imerupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.

Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert Silalahi, kantor merupakan tempat dilaksanakannya aktivitas atau pun kegiatan ketatausahaan, yaitu berupa unit kerja yang terdiri dari ruangan, peralatan, dan pekerjanya.

Moekijat

Menurut Moekijat, pengertian kantor adalah sebuah tempat yang digunakan untuk melakukan atau pun mengejakan pekerjaan tertentu.

C. Denyer

Menurut C. Denyer, kantor bisa berada di lokasi manapun dan dapat disebut dengan istilah apa pun dimana aktivitas atau pun kegiatan pekerjaan bisa dilaksanakan.

Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo, pengertian kantor adalah kelembagaan yang terdiri dari beberapa unsur kantor seperti karyawan, personil, dan ketatausahaan yang dibutuhkan untuk mempermudah tugas atau pun pekerjaan pimpinan.

 

Fungsi Kantor

Menerima Informasi

Fungsi kantor yang pertama adalah sebagai wadah yang digunakan untuk menerima dan mengumpulkan informasi. Dalam praktinya, setiap pihak terkait yang memiliki kepentingan dalam organisasi / perusahaan biasanya akan memberikan / melaporkan informasi apapun yang terkait dengan perusahaan secara langsung ke kantor.

Memberikan Informasi

Fungsi kantor yang kedua adalah sebagai bagian yang berfungsi sebagai pemberi atau pun penyebar informasi. Ketika sebuah organisasi sudah berkembang dan dikelola oleh banyak personel, maka akses informasi akan lebih sulit untuk disebarkan. Nah, untuk mengatasi hal ini, organisasi / perusahaan biasanya menjadikan kantor sebagai wadah atau pun central informasi yang valid dan tepercaya bagi setiap personel perusahaan.

Pelindung Aset

Fungsi kantor yang ketiga adalah sebagai tempat atau pun wadah yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan melindungi aset berupa dokumen – dokumen perusahaan / instansi pemilik kantor. Seperti yang kita ketahui bersama, setiap perusahaan atau pun organisasi, pasti memiliki banyak sekali berkas penting yang berbentuk file – file dan dokumen – dokumen. Nah, agar file dan dokumen ini tidak tercecer kemana – mana dan lebih mudah untuk ditemukan, maka seluruh berkas ini biasanya disimpan di dalam braknas kantor.

Adapun unsur-unsur dari kantor, yang diantaranya terdiri dari:

Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, misalnya seperti: pimpinan, karyawan dan lain-lain.
Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada di kantor.
Baca juga: Pengertian struktur organisasi dan fungsinya secara jelas.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor, yang diantaranya terdiri dari:

  • Sebagai alat untuk menyambung pancaindra dan juga ingatan pimpinan organisasi.
  • Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja maupun penyederhanaan sistem manajemen.
  • Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai targetnya.

 

Jenis Jenis Kantor Modern Indonesia

Sebuah kantor yang familiar di benak kita mungkin melibatkan ruangan-ruangan tertutup dan deretan persegi, atau cubicle, yang mengelilingi deretan pekerja. Warna-warna netral seperti abu-abu ataupun hijau pucat biasanya mendominasi sebuah ruang kantor. Tetapi, karena perkembangan jaman dan industri yang semakin bermacam-macam, ruang kantor tidak lagi terlihat seperti itu. Contohnya saja, headquarter Facebook yang baru, yang tampak terbuka dengan banyaknya working space bagi karyawan untuk bekerja outdoor. Warna-warni cerah juga menghiasi bangunan tersebut (bahkan dengan kolam bola di meeting room!)

Maraknya dunia kewirausahaan digital di Indonesia pun mengindikasikan adanya kebutuhan bagi ruang kantor atau ruang bekerja alternatif. Karena karakter proses bekerjanya yang serba online, kantor tidak lagi harus berupa ruangan yang besar untuk menampung begitu banyak karyawan. Tidak sedikit pengusaha yang memulai bisnisnya dengan tim kecil ataupun bekerja dengan anggota tim di tempat berlainan karena adanya akses internet.

Dunia bisnis semakin menyadari adanya kebutuhan berbeda bagi industri berbeda sehingga ruang kerja pun berbeda-beda bentuknya. Sekarang ini, ruang kerja tidak lagi terlihat begitu-begitu saja, ada berbagai macam jenis ruang kantor yang mulai populer.

Virtual Office

Sesuai dengan namanya, sebuah virtual office tidak benar-benar ada secara fisik. Yang ditawarkan adalah alamat surat dan poin kontak yang bisa dihubungi. Misalnya, sebuah startup menjalankan bisnisnya dari rumah, tetapi menyewa virtual office di gedung perkantoran. Maka, startup tersebut seakan beralamat di gedung perkantoran di mana virtual office berada. Jadi, walaupun startup dijalankan di rumah, bisnis tersebut akan tetap mendapatkan kredibilitas di antara pengguna potensialnya. Selain itu, dengan mengalamatkan urusan bisnis kepada virtual office, pengusaha yang bekerja dari rumah akan terjaga privasinya karena urusan bisnis tidak dialamatkan ke rumah pribadi.

Beberapa keuntungan komunikasi yang ditawarkan virtual office adalah resepsionis, asisten, call center, dan lainnya. Selain itu, ada juga space service, yang melibatkan alamat prestisius yang biasa ditawarkan sebuah virtual office. Servis ini memberikan alamat profesional, alamat surat, tempat meeting, dan kesempatan menyewa tempat untuk sementara waktu.

Serviced Office

Tempat kerja yang satu ini bukan hanya menyediakan tempat tetapi juga segala pengurusnya. Sebuah manajemen fasilitas yang menjadi pengurusnya akan menyewakan ruangan kerja atau lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya serviced office juga terletak di pusat bisnis di kota-kota besar. Tujuan dibentuknya ruang kantor serviced office adalah untuk memberikan fleksibilitas bagi pengusaha yang menggunakannya karenya biasanya dapat disewa dengan mudah.

Serviced office ditujukan untuk perusahaan yang baru memasuki sebuah lokasi baru, startup, atau pekerjaan project-based. Serviced office dapat membantu menghemat biaya human resource karena pengusaha tidak harus memiliki staf-nya sendiri, apalagi bagi pengusaha startup.

Biasanya, virtual office dan serviced office ditawarkan secara sepaket. Misalnya, CEO Suite, Voffice, dan Regus. Ketiganya adalah virtual office dan serviced office yang terletak di daerah prestisius Jakarta.

Coworking Space

Coworking space adalah tempat di mana pengusaha dari bisnis yang berbeda dapat berbagi kantor. Biasanya, coworking space memiliki organisasi yang mengorganisir aktivitas di dalamnya. Coworking space seringkali dimulai dari sebuah komunitas yang memiliki visi yang sama, sehingga memilih untuk bekerja dalam ruang kerja yang sama. Tren coworking sendiri dimulai pada tahun 2005 di San Fransisco. Sekarang, coworking space telah tersebar di mana-mana termasuk di Indonesia.

Ruang kerja seperti ini cocok untuk startup yang memiliki tim kurang dari enam orang, sehingga tidak sulit berbagi ruangan dengan tim-tim lain. Selain itu, entrepreneur yang sedang traveling juga bisa menggunakan coworking space yang dapat disewa per hari. Jadi alternatif yang cocok daripada harus menetap berlama-lama di sebuah kafe! Selain menjadi tempat bekerja yang kondusif, coworking space juga sering mengadakan event komunitas dan pengusaha, sehingga entrepreneur yang bekerja di dalamnya tidak hanya bekerja tetapi juga memperluas network.

Untuk coworking space, di Jakarta tren ini telah mengambil perhatian banyak entrepreneur dan dunia startup. Beberapa coworking space yang bisa ditemukan di Jakarta adalah TierSpace, Ciputra GEPI Incubator, dan Kejora.

Begitulah tipe-tipe kantor modern saat ini, seorang pengusaha tinggal memutuskan mana yang lebih cocok bagi bisnisnya.

Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor tertutup / berkamar (cubicel type offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus. (Baca juga : Tips Kantor Yang Baik Dan Nyaman Untuk Bekerja)

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut diantaranya adalah :

  • Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;
  • Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;
  • Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
  • Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :

  • Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;
  • Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
  • Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;
  • Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
  • Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini diantaranya adalah :

  • Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
  • Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
  • Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
  • Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;
  • Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
  • Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
  • Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
    Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :

  • Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;
  • Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;
  • Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
  • Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;
  • Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

  • Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
  • Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
  • Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
  • Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

  • Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;
  • Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
  • Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif

NEXT