Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi : Komponen, Jenis dan Manfaat Administrasi

Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi secara umum adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi secara sempit ialah suatu bentuk kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan sebagainya yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi secara luas ialah segala bentuk proses kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuannya dengan memanfaatkan sarana dan prasana khusus secara berdaya guna dan berhasil guna.

Pengertian administrasi sederhananya adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi (drafting and recording data + information) secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi yang lebih luas lagi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan kalimat lain, pengertian administrasi mencakup seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan kelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

  • Liang gie (Penulis buku “Pengantar Filsafat Ilmu” dan Filsafat Keindahan” bahwa pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, Liang gie juga beranggapan bahwa ilmu administrasi dapat didefinisikan sebagai ilmu yang mempelajari proses (process), kegiatan dan dinamika kerjasama manusia (human teamwork).
  • Ordway Tead (1945) dalam Democratic administration, bahwa proses dan lembaga yang bertanggungjawab terhadap penentuan tujuan tujuan organisasi serta manajemen yang sedang diusahakan, yang menetapkan kebijakan kebijakan yang luas ditempat tersebut beroperasi dan memberikan pandangan umum  serta pengawasan untuk menjaga kefektifan dari keseluruhan operasi sehingga target dapat diraih “Administration is the process and agency which is responsible for the determination of the aims for which an organization and its management are to strive, which establishes the broad policies under which they are to operate and which gives general oversight to the continuing effectiveness of the total operation in reaching the objectives sought “.
  • Pengertian Administrasi Menurut WH Evans adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
  • Arthur Grager: administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
  • Sondang P. Siagian: administrasi adalah semua bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang telah dipilih sebelumnya.
  • Ulbert: administrasi dalam artian luas didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal ataupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan pengertian administrasi dalam artian sempit adalah dikenal dengan istilah tata usaha.
  • George Terry: administrasi merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
  • Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson: administrasi merupakan suatu cabang dari ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut :

  1. Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih
  2. Terdapat kerja sama
  3. Terdapat proses atau usaha
  4. Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
  5. Terdapat tujuan.

Komponen Administrasi

Sebagai bentuk pengelolaan, perlu ada beberapa komponen di dalam administrasi keuangan. Komponen administrasi keuangan terdiri dari hal-hal sebagai berikut :

  1. Perencanaan keuangan. Perencanaan keuangan yaitu merencanakan pemasukan serta pengeluaran keuangan ataupun aktivitas-aktivitas lainnya untuk kurun waktu tertentu.
  2. Penganggaran keuangan. Pemasukan, pengeluaran, ataupun aktivitas yang telah direncanakan sebelumnya kemudian didetailkan dan dibuatkan anggarannya.
  3. Pengelolaan keuangan. Penggunaan dana sedemikian rupa agar dapat bermanfaat secara maksimal.
  4. Pencairan keuangan. Upaya mendapatkan pendanaan agar segala aktivitas organisasi berjalan dengan lancar.
  5. Penyimpanan keuangan. Upaya pengumpulan dana organisasi kemudian menyimpannya dengan aman.
  6. Pengendalian keuangan. Berkaitan dengan penilaian dan perbaikan sistem ataupun kinerja keuangan di dalam organisasi.
  7. Pemeriksaan keuangan. Berkaitan dengan pemeriksaan atau audit internal terhadap penggunaan keuangan agar penyimpangan dapat dicegah.

Fungsi Administrasi

Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut :

  1. Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan adminitrasi, seperti pengumpulandata, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
  2. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja anatara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
  3. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
  4. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan semula.
  5. Coordinating adalah sebagian daru fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcoka, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
  6. Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari kegaitan dengan pemberian keterangaan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi laporan.
  7. Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Jenis Administrasi

Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis administrasi tersebut antara lain:

  • Administrasi Publik

Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.

Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari sebuah essai yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To Study Administration. Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu berhubungan dengan birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan tersebut.

  • Administrasi Pembangunan

Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.

Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua negara yang ada di dunia.

Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika, merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan peperangan untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada masa perang dunia II tersebut.

  • Administrasi Lingkungan

Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

Manfaat Administrasi Bagi Bisnis Anda

Administrasi merupakan salah satu bagian yang terpenting didalam mengelola suatu usaha/ bisnis. Apapun jenis bisnis anda dan seberapa besar atau kecil bisnis yang anda jalankan tidak akan luput dari pentingnya peran administrasi guna mendukung kelancaran bisnis dan menopang pertumbuhan usaha anda.

Walaupun anda adalah pelaku bisnis pemula dan bisnis yang anda jalani masih tergolong kecil jangan pernah menyepelekan pentingnya system administrasi. Praktek penerapan administrasi pada bisnis anda, dapat dimulai dengan sistem administrasi yang paling sederhana, seperti :

  1. Membuat catatan / register harian atas penjualan
  2. Membuat register atas setiap pembelian persediaan
  3. Menyimpan nota-nota atas pembelian
  4. Membuat dan menyimpan nota untuk setiap penjualan usaha anda.
  5. Setelah anda terbiasa melakukan administrasi sederhana pada bisnis, selanjutnya anda dapat mencoba dan mulai belajar membuat sistem pembukuan, membuat perhitungan/laporan laba – rugi, dan menyusun neraca keuangan.

Paling Tidak ada 4 manfaat yang anda peroleh, dari melakukan administrasi pada bisnis, manfaat tersebut adalah sebagai berikut :

  • Mengetahui seberapa besar laba usaha anda. Dengan melakukan administrasi anda dapat lebih memastikan seberapa besar keuntungan yang anda peroleh tidak dengan cara mengira-ngira, setiap catatan penjualan dan pembelian adalah bukti dan data yang jelas.
  • Menghindari dari resiko kerugian. Dengan melakukan administrasi, setidaknya anda tidak akan lupa dan salah dalam menetapkan suatu harga penjualan, bila tidak ada catatan pembelian dan nota-nota pembelian tidak anda simpan dengan baik, adakalanya suatu saat anda lupa berapa harga pembelian persediaan yang telah anda bayar, tentunya anda akan kesulitan dalam menetapkan harga penjualan .
  • Data bagi pengembangan bisnis. Bila bisnis anda telah diterapkannya administrasi dengan baik, anda dapat dengan mudah membandingkan besarnya penjualan setiap bulan atau setiap tahun, dan anda dapat dengan mudah mengukur seberapa besar persentase pertumbuhan bisnis anda. Mungkin anda akan mulai mencoba melakukan penambahan modal agar bisnis anda semakin berkembang.
  • Sebagai data penting bagi investor anda. Seiring dengan kemajuan bisnis yang anda jalani, tentunya anda akan melakukan penambahan modal agar bisnis anda lebih maju dan berkembang, mungkin anda akan mencari investor atau partner bisnis. Investor bisa perorangan atau suatu lembaga seperti bank, koperasi dan lembaga lainnya. Siapapun investor bisnis anda, terntu mereka memerlukan suatu data untuk mengetahui seberapa besar kemajuan usaha dan laba usaha anda, bila anda telah melakukan administrasi pada bisnis, tentu data-data tersebut telah anda miliki.

Manfaat Administrasi Pendidikan

  • Menciptakan iklim kerja yang baik untuk menerapkan prinsip-prinsip hubungan kemanusiaan yang sehat dengan menekankan penghargaan kepada setiap orang pada lembaga pendidikan  yang bersangkutan.
  • Mendorong menterjemahkan, merobah pikiran-pikiran dan teori-teori pendidikan menjadi kurikulum, program, metode, media, prosedur dan berbagai aktivitas pendidikan lainnya untuk menempuh jalan yang tepat dalam rangka mencapai tujuan pendidikan.
  • Dapat mengetahui dan menyadari akan tugas-tugas dan kewenangan yang mesti dipikulnya serta mengetahui bagaimana cara-cara melaksanakan tugas-tugas dan kewenangan masing-masing.
  • Mengangkat derajat kinerja pekerja dan menolong mensukseskan dan memperbaiki kinerja tersebut. Begitu juga akan dapat meningkatkan moral atau semangat dan produktivitas kerja dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan, dalam mencapai tujuan pendidikan yang dicita-citakan.