Pengertian Dokumen : Fungsi Dan Kegunaan Dokumen

Ngelmu.co – Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa “document”. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak. Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen – dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah, sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan document  tersebut jika sewaktu -waktu diperlukan.

Dokumen juga dapat diartikan sebagai surat – surat atau benda – benda berharga, yang di dalamnya termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Pengertian Dokumen Menurut Bentuk Fisiknya

Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumen digunakan untuk mendukung keterangan akan suatu keadaan sehingga posisi keadaan lebih meyakinkan. Keberadaan dokumen sangat penting karena terbatasnya kemampuan manusia. Nilai dokumen dapat berarti sangat tinggi sesuai dengan kepentingan informasi yang dibawanya. Salah satu bentuk dokumen yang sangat penting adalah barang bukti kejahatan di pengadilan. Dokumen ini dapat membuat seseorang bebas atau mendekam di penjara selama sisa hidupnya. Dokumen ini juga secara tidak langsung turut menentukan lama hukuman yang bisa dijatuhkan pada seseorang.

Dewasa ini kebutuhan akan dokumen semakin tinggi. Hal tersebut mendorong definisi dokumen terus berkembang. Pengertian dokumen ternyata bisa bervariasi sesuai bentuk fisiknya. Dokumen yang muncul karena dicetak, digambar, ditulis, ataupun direkam disebut dokumen literer. Dokumen ini biasa Anda temui di perpustakaan dalam bentuk majalah dan buku. Jenis yang kedua adalah dokumen korporil. Dokumen yang satu ini berwujud objek bersejarah dan dikumpulkan di situs khusus seperti museum. Contoh dokumen korporil adalah arca dan benda peninggalan sejarah lainnya. Jenis dokumen berikutnya yaitu dokumen privat. Dokumen privat berupa arsip atau surat selayaknya dokumen. Jenis dokumen ini disimpan dalam sistem kearsipan tersendiri. Sistem kearsipan tersebut akan membantu mengorganisir banyaknya dokumen yang disimpan. Sehingga selanjutnya, pengguna dapat dengan mudah mencari dokumen yang dibutuhkan. Sistem kearsipan digital kini sudah sangat masif digunakan di berbagai bidang. Sistem digital untuk mengatur dokumen sangat berguna karena mudah digunakan,efisien, serta hemat tempat.

Penjelasan di atas telah menghantarkan pengertian dokumen yang pastinya cukup menarik untuk diketahui. Harapannya kini Anda dapat mengklasifikasi berbagai dokumen sesuai ruang lingkup dan kebutuhannya. Dalam menyimpan berbagai dokumen tersebut dibutuhkan suatu sistem yang terpadu dan aman. Hal tersebut untuk menjaga kerapian dan kerahasiaan informasi dari dokumen tersebut agar tidak menyebar.

Agar lebih jelas, berikut ini terdapat beberapa pengertian dokumen yang bisa dijadikan rujukan.

Pengertian Dokumen Menurut Kamus Kepegawaian

Dokumen menurut Kamus Kepegawaian, diartikan sebagai, semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan segala benda yang mempunyai keterangan – keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

Pengertian Dokumen Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster

Kamus bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai suatu hal yang dapat membuktikan dengan keterangan atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dan dokumen melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Pengertian Dokumen menurut Ensiklopedi umum

Menurut ensiklopedi umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.

Pengertian Dokumen Menurut Ensiklopedi Administrasi

Pengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan.

Jenis – Jenis Dokumen

Dokumen ada banyak jenisnya. Jenis – jenis dokumen ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa hal, yakni dari kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya. Berikut keterangannya.

Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan doumen pemerintah, yakni :

• Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
• Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.
• Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
• Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerjasama antar Negara.

Jenis Dokumen dari Segi Fungsi

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis.

• Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
• Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat.

• Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni : buku, majalah dan film.
• Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
• Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

Fungsi dan Kegunaan Dokumen

Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :

• Alat komunikasi
• Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan
• Data pendukung apabila ada masalah
• Data pendukung untuk proses pengurusan kargo

Dalam dunia penerbangan secara khusus bisnis kargo kelengkapan dan penataan dokumen sangat penting, termasuk didalamnya pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse operator, dan oleh karena itu dokumen yang telah selesai dikerjakan harus tertata (file) dengan rapi dan benar.